Organização de Documentos

Contas, documentos, fotos, cartões…é tanto papel para guardar que a gente se vê atulhado por uma montanha deles.

Organizar chega a ser uma questão de sobrevivência. Quem nunca precisou de um documento e teve que virar a casa do avesso para encontrar? E aquela foto que você quis mostrar naquele dia, onde estará?

Particularmente, sempre tive uma mente metódica e por consequência , as coisas também, então deixo aqui algumas dicas que podem ajudar você no dia-a-dia:

1. Tire um espaço, um armário ou até um cômodo da casa para todos os documentos, nada de espalhar em várias gavetas e “cantinhos” pela casa toda.

2. Utilize-se de “Caixas Arquivo” ou “Pastas AZ” para organizar separadamente cada tipo de documento, desta forma quando precisar da “conta de energia elétrica”, por exemplo, saberá o ponto certo para encontrar. Identifique bem sua caixa ou sua pasta para que outras pessoas da casa também possam localizar facilmente.

Organize-se!
Organize-se!

3. Para as fotos, quando impressas, geralmente utilizo pastas onde posso arquivá-las dentro de  “Envelopes Sacos Plásticos A4” e organizo cronologicamente. Vai da sua criatividade: colar as fotos, escrever abaixo delas, ou simplesmente guardá-las ali.

Organize-se!

Com os arquivos digitais, proceda de forma semelhante, separando as pastas por evento ou ano e nunca esqueça de um bom backup em HD externo ou em “nuvem”.

4. Várias contas e documentos tem prazo de validade, alguns você pode eliminar após um tempo exigindo seu Recibo de Quitação conforme Lei Federal nº 12.007, de 29 de julho de 2009. É só consultar no site da empresa desejada e imprimir ou pessoalmente nas agências de atendimento.

Demais documentos, os “permanentes”, devem ser arquivados de forma ainda mais segura. Ao escolher o local, observe para evitar umidade e incidência de insetos. De vez enquanto vá lá no seu “arquivo morto”, ventile e ilumine o local para prolongar a vida de sua papelada.

O Site Arquivar, fornece a seguinte tabela de controle pessoal:

1.1 PAGAMENTO DE TRIBUTOS

Documento

Prazo de Guarda

Prazo de Precaução

Observações

1.1.1 Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF) e seu respectivo DARF. 5 anos, contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado. Os comprovantes devem ser mantidos durante os 5 anos subseqüentes ao da respectiva declaração, ou seja, 6 anos (Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). O mesmo prazo aplica-se aos comprovantes utilizados na declaração do imposto de Renda.
1.1.2 Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU) e seu respectivo DARM. 5 anos, contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado.

10 anos.

Os comprovantes devem ser mantidos durante os 5 anos subseqüentes ao da respectiva cobrança (Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). Depois deste prazo, a dívida prescreve e a Prefeitura não pode mais cobrá-la, porém, para efeito de comprovação de propriedade, é necessário manter o comprovante por 10 anos.
1.1.3 Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores (IPVA). 5 anos, contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado. Os comprovantes devem ser mantidos durante os 5 anos subseqüentes ao da respectiva cobrança (Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). Na transferência de veículo, o comprador deve solicitar os últimos quatro anos, para evitar fraudes, uma vez que o vendedor pode apresentar o último pagamento, sem que os anteriores estejam pagos.
1.2 PAGAMENTO DE CONTAS DE CONSUMO (ÁGUA, LUZ, TELEFONE)

Documento

Prazo de Guarda

Prazo de Precaução

Observações

1.2.1 Comprovante de pagamento de conta de água, luz, telefone (inclusive o celular). 90 dias.

5 anos.

Por sua natureza de relação de consumo, o prazo é definido pelo Código de Defesa do Consumidor, Lei. 8.078/90, art. 26, II. Em caso de necessidade de questionamento de valores de tributos, seguir o Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). Manter as contas também serve como garantia de manutenção dos serviços. Caso o fornecedor alegue que uma conta antiga não tenha sido paga e o consumidor não disponha mais de comprovante, poderá pedir para que o fornecedor prove que a conta não foi paga. A comprovação também pode ser feita por extrato bancário, em caso de débito automático.
1.3 PAGAMENTO DE ALUGUEL E CONDOMÍNIO

Documento

Prazo de Guarda

Prazo de Precaução

Observações

1.3.1 Recibo de pagamento de aluguel. 3 anos. Ver Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 3º, I.
1.3.2 Recibo de pagamento de condomínio. 5 anos. Ver Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I. É possível solicitar à administradora do condomínio, periodicamente, uma declaração de que não existem débitos pendentes. Assim, é mantido apenas um documento arquivado.
1.4 COMPRA (IMÓVEIS, BENS DURÁVEIS E NÃO-DURÁVEIS)
Documento

Prazo de Guarda

Prazo de Precaução

Observações

1.4.1 Recibo dos pagamentos das parcelas de imóvel. Até que seja feito o registro da escritura no Cartório de Registros de Imóveis.
1.4.2 Nota fiscal de compra de bem durável. Prazo de garantia.

Vida útil do produto.

Ainda que o prazo de garantia dado pelo fabricante tenha se esgotado, alguns defeitos que não ocorrem pelo desgaste natural do bem podem surgir após a garantia, o chamado “vício oculto”. Exemplo disso é o “recall” de automóveis. Ver Código de Defesa do Consumidor, Lei 8.078/90, art. 26, § 3°.
1.4.3 Nota fiscal de produtos e serviços não-duráveis. 30 dias. Os alimentos são exemplo desta categoria, e a nota deve ser preservada pelo prazo da garantia legal de 30 dias (Código de Defesa do Consumidor, Lei 8.078/90, art. 26, I).
1.5 SERVIÇOS BANCÁRIOS E FINANCEIROS

Documento

Prazo de Guarda

Prazo de Precaução

Observações

1.5.1 Comprovante de depósito bancário. Não especificado. Deve-se guardar até comprovação do crédito em conta.
1.5.2 Extrato bancário. 5 anos. Para comprovação de pagamentos diversos (cf. CC, CTN); de salários, na falta de holerite (cf. CLT); de movimentação financeira (fisco, por exemplo).
1.5.3 Fatura de cartão de crédito. 3 anos, se houver parcelamento, com relação à discussão dos juros aplicados.

5 anos, com relação a eventuais cobranças.

Para faturas de cartão de crédito não há determinação legal. A Associação Nacional dos Usuários de Cartão de Crédito recomenda que elas sejam mantidas pelo mínimo de um ano, por cautela, para que o consumidor se previna contra eventuais lançamentos indevidos e/ou cobrança em duplicidade por parte das administradoras de cartões de crédito. É importante ressaltar que a pretensão de cobrança de dívidas líquidas constantes de instrumento público ou particular (que seria o caso dos cartões, pois o consumidor assina um contrato) prescreve em 5 anos (Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206).
1.6 CONTAS E RECIBOS GERAIS

Documento

Prazo de Guarda

Prazo de Precaução

Observações

1.6.1 Carnê e/ou comprovante de pagamento de consórcio. Até a entrega da carta de liberação da alienação fiduciária.
1.6.2 Comprovante de pagamento de mensalidades escolares. 5 anos.

Guardar de preferência até o término do curso, após receber o certificado ou diploma.

Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I. Quando utilizado para efeito de abatimento em Imposto de Renda, deverá ser arquivado por 6 anos, juntamente com a Declaração.
1.6.3 Comprovante de pagamento de convênio médico. 5 anos. Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I. Quando utilizado para efeito de abatimento em Imposto de Renda, deverá ser arquivado por 6 anos, juntamente com a Declaração.
1.6.4 Comprovante de pagamento de TV por assinatura. 5 anos. Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I.
1.6.5 Comprovante de pagamento de honorários de profissionais liberais. 5 anos após a conclusão dos serviços, ou após cessação do contrato ou mandato. Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, II.
1.6.6 Comprovante de hospedagem. 1 ano. Cobranças referentes à hospedagem e alimentação em hotéis obedecem ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, §1º, I.
2. VIDA TRABALHISTA

Documento

Prazo de Guarda

Prazo de Precaução

Observações

2.1 Cartão do Programa de Integração Social (PIS). Permanente.
2.2 Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS). Permanente.
2.3 Extrato da conta vinculada do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). 2 meses. O trabalhador pode conferir a regularidade dos depósitos em sua conta vinculada através de extrato enviado à sua casa de 2 em 2 meses. Se não estiver recebendo o extrato, o trabalhador deverá informar seu endereço completo em uma agência da CAIXA ou pela Internet, no site.
2.4 Holerite/recibo de pagamento de salário. Aposentadoria. Guardar até a autorização de concessão do benefício, para fazer prova de tempo de serviço e de contribuição.
2.5 Guia de recolhimento previdenciário como autônomo. Aposentadoria. Guardar até a autorização de concessão do benefício, para fazer prova do tempo de serviço e de contribuição.
2.6 Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho (TRCT). Aposentadoria. Guardar até a autorização de concessão do benefício, para fazer prova do tempo de serviço e contribuição.
3. PATRIMÔNIO

Documento

Prazo de Guarda

Prazo de Precaução

Observações

3.1 Escritura de imóvel. Permanente. Comprova o direito de propriedade do bem. Em caso de venda, deve ser transferido ao novo proprietário.
3.2 Certificado de Registro e Licenciamento Anual (CRLV). 1 ano. Documento de porte obrigatório para o condutor do veículo, sob pena de multa e apreensão deste (Código de Trânsito Brasileiro, Lei. 9.503/97, art. 230, V). Pode ser substituído por uma cópia autenticada pela repartição de trânsito competente.
3.3 Apólice de seguro (de vida, de residência, de saúde, de veículo etc.). 1 ano, após o final da vigência. O prazo é contado a partir da data de citação pelo terceiro prejudicado ou da indenização feita a este, no caso de responsabilidade civil, ou do fato gerador da pretensão, nos demais casos. Ver Código Civil, Lei. 10.406/02, art. 206, § 1º, II.
4. CIDADANIA

Documento

Prazo de Guarda

Prazo de Precaução

Observações

Título de Eleitor. Permanente. Se o titular deixar de votar ou justificar por três votações consecutivas, o título será cancelado. Cada turno é considerado uma votação.
Se o titular deixar de votar ou justificar por três votações consecutivas, o título será cancelado. Cada turno é considerado uma votação. Manter os comprovantes dos dois últimos sufrágios (inclusive dos turnos, se houver). Em caso de perda dos comprovantes, é possível solicitar a qualquer Cartório Eleitoral uma Certidão de Quitação Eleitoral, que será emitida na hora, devido ao acesso direto ao Cadastro Geral de Eleitores ou no site oficial.
4.3 Certidão de nascimento. Permanente. Possui validade até a certidão de casamento.
4.4 Certidão de casamento. Permanente. Possui validade até a certidão de óbito.
4.5 Certidão de óbito. Permanente.

Organizar é sempre o melhor caminho para poupar tempo e até dinheiro, evitando cobranças indevidas quando você não tem mais o comprovante para apresentar.

Ao iniciar, pode parecer complicado separar tudo, mas uma vez realizado este processo, manter nos meses seguintes se torna rotina prática e rápida. Vale a pena!

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2 pensamentos sobre “Organização de Documentos

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